موارد مکرر وجود دارد که به درخواست سازمان های شخص ثالث ، کارمندان فعلی یا سابق شرکت و سایر شهروندان ، تهیه یک متن از سند اصلی که برای استفاده داخلی است و حاوی اطلاعاتی از نوع محرمانه است ، ضروری است. برای تهیه چنین اسنادی الزامات خاصی وجود دارد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اصل سند اصلی را برداشته و قسمتهایی را که باید کپی شده و به عبارت منتقل شوند ، انتخاب کنید. استناد دقیق مورد اصلی برای تهیه یک عصاره است. فرم خاصی برای چنین اسنادی وجود ندارد ، در اینجا قوانین عمومی کار دفتری را که بر اجرای اسناد تجاری حاکم است ، دنبال کنید. بسیار مهمتر محتوای عصاره است که باید از بلوکهای اطلاعات اجباری تشکیل شده باشد.
گام 2
برای شروع ، نام سند را در بالای مرکز برگ قرار دهید به طور خلاصه موضوع ، اصل سند. بعد ، بخشی از سند اصلی را که حاوی جزئیات اولیه است (نام شرکت) انتخاب و کپی کنید. ، تاریخ و مکان رویداد ، تعداد حاضران و غیره). با قرار دادن بخشی از متن مربوط به س askedال مستقیماً پرسیده شده (موردی از دستور جلسه و غیره) ، متن ها را تکمیل کنید ، شماره سریال آن را با توجه به به اصل موجود در سند اصلی
مرحله 3
اکنون متن توصیف مسیر بحث در مورد این مسئله (و در صورت وجود) و تصمیم گیری درباره آن را پیدا و کپی کنید. نقل قول را در بیانیه وارد کنید ، به یاد داشته باشید که شماره گذاری را از سند اصلی در آنجا بگنجانید. نام ، حروف اول و موقعیت های افرادی که اصل را امضا کرده اند در اینجا قرار دهید.
مرحله 4
عصاره تمام شده را از افرادی که مجاز به انجام چنین کارهایی هستند تأیید کنید. اغلب دبیر سازمان یا افسر پرسنل است. در اینجا متن برای مطابقت دقیق با سند اصلی بررسی می شود. در پایان ، بیانیه باید حاوی کلمه "درست" باشد ، امضای (با براکت رمزگشایی) مسئول باید نوشته شود ، موقعیت ، تاریخ و زمان تأیید سند باید مشخص شود.
