مدت هاست که پوشه ها و طبقه بندی های مختلف بخشی از نه تنها در دفتر کار بلکه در خانه نیز شده است. در واقع ، این یک روش بسیار مناسب برای ذخیره سازی و همچنین توزیع موضوعی اسناد است. اما وقتی پوشه ها زیاد باشند ، مشکل توزیع آنها در فضای کار وجود دارد.
ضروری است
- - پوشه ها
- - سینی های کاغذی ؛
- - برچسب ها
- - جعبه ها؛
- - خودکار.
دستورالعمل ها
مرحله 1
محتوای پوشه ها را بفهمید. باید براساس برخی اصول کلی سازماندهی شود تا یافتن یک سند خاص را آسان تر کند. به عنوان مثال ، دانش آموزان باید برای هر موضوع پوشه ای تعیین کنند. یک فرد شاغل می تواند توزیع را بر اساس زمینه فعالیت انجام دهد و همچنین دو یا سه پوشه را برای مقالات مهم یا فوری اختصاص دهد. پس از انتخاب سیستم طبقه بندی ، کلیه مقالات را مطابق سیستم مرتب کرده و برچسب ها را با ضبط آنچه در آنها ذخیره شده است ، بر روی پوشه ها بچسبانید.
گام 2
نحوه چیدمان بهتر پوشه ها را به دست آورید. اگر بزرگ و پایدار باشند ، می توانید آنها را بر اساس موضوع در قفسه مرتب کنید. پوشه های نازک و انعطاف پذیر بهتر است به صورت افقی ذخیره شوند. با این حال ، پشته های بزرگ برای استفاده ناخوشایند هستند ، بنابراین آنها را یک بار در سینی های کاغذ بریزید. هنگام انجام این کار ، طبقه بندی موضوعی را نیز مشاهده کنید تا جستجوی اطلاعات آسان تر شود.
مرحله 3
اگر برای نشستن روی قفسه به پوشه های نازک نیاز دارید ، از یک تقسیم کننده استفاده کنید. این می تواند به صورت پارتیشن جدا کننده یک قسمت از قفسه از قسمت دیگر باشد و یا به صورت یک سینی باز عمودی برای کاغذها باشد. بنابراین ، وقتی یک پوشه را از قفسه بردارید ، بقیه شروع به سقوط نخواهند کرد و آشفتگی ایجاد نمی شود.
مرحله 4
برای تعداد بسیار زیادی پوشه ، مانند سازماندهی فضای ذخیره سازی در بایگانی شرکت ، از یک سیستم ذخیره سازی در قفسه ها استفاده کنید. بنابراین ، اوراق در انبارهای دولتی ذخیره می شود. همزمان ، پوشه ها در جعبه های مخصوصی که روی قفسه ها نصب شده اند ، ذخیره می شوند. ویژگی این جعبه ها این است که از بالا باز نمی شوند بلکه از کنار آن باز می شوند که به شما امکان می دهد پوشه مورد نیاز خود را تهیه کنید. بدون اینکه کل ظرف سنگین را از قفسه بردارید. در همان روکش کناری ، منطقی است که برچسب حاوی اطلاعاتی درباره اسناد موجود در قسمت ذخیره سازی بچسبانید.
