هنگامی که سازمانی اسنادی را که به ذخیره سازی کوتاه مدت یا طولانی مدت نیاز دارند ، جمع می کند ، لازم است که آنها را سازماندهی کرده و پوشه های اصلی را با پوشش نرم یا سخت پوشانید. هر مورد خاص ممکن است الزامات خاص خود را برای طراحی بایگانی و ترتیب کار داشته باشد ، زیرا هیچ استاندارد سختگیرانه قانونی در این زمینه وجود ندارد. با این حال ، این اصول اساسی را تعریف می کند که متصدیان باتجربه معمولاً از آن پیروی می کنند.
ضروری است
- - مداد سربی سیاه ؛
- - سایبان روحانی (یا دستگاه UPD) ؛
- - گیره
- - سوزن بخیه
- - نخ سیم یا نایلون ؛
- - قیچی
- - یک ورق کاغذ سفید ؛
- - چسب لوازم التحریر ؛
- - پوشش.
دستورالعمل ها
مرحله 1
پس از بررسی مقدار مستندات ، آن را با قرار دادن یک شماره سریال (به ترتیب زمانی) در گوشه سمت راست بالای هر صفحه با یک مداد سربی سیاه شماره گذاری کنید. با اولین برگشت شروع کنید ؛ لیست عنوان اسناد موجود و صفحه آخر نیازی به شماره گذاری نیست. اطمینان حاصل کنید که اعداد وارد متن نمی شوند.
گام 2
دو جفت سوراخ با یک آخ آخ مخصوص در وسط حاشیه سمت چپ هر سند ایجاد کنید. برای جلوگیری از بهم ریختن کاغذها ، آن را در گیره محکم کنید. به عنوان یک قاعده ، کارمندان سوراخ هایی را در یک خط عمودی قرار می دهند و حداقل 3 سانتی متر بین هر سوراخ باقی می ماند. اگر ورق حاشیه باریکی دارد ، می توانید یک نوار سفید را به لبه آن بچسبانید.
مرحله 3
از دستگاه مخصوص اسناد چشمک زن (UPD) استفاده کنید. این کار به میزان قابل توجهی کار شما را کاهش می دهد ، زیرا با استفاده از این دستگاه می توانید یک دسته اسناد را به طور همزمان 10 سانتی متر سوراخ کنید. با دقت دستورالعمل ها را بخوانید و با دقت کار کنید - مته بسیار داغ می شود.
مرحله 4
با استفاده از ریسمان مخصوص بانك یا نخ نایلون محكم و سوزن خیاطی ، دوخت پوشه را شروع كنید. بایگانی را برای انجام مرتکبی امن دو بار فلش کنید. "دم" های بند ناف (حدود 5-6 سانتی متر) را از سوراخ وسط سمت درز دار "کتاب" بکشید و گره محکمی ایجاد کنید.
مرحله 5
یک دایره (قطر حدود 4 سانتی متر) را از کاغذ سفید ضخیم برش دهید و گره را با آن بچسبانید. از چسب لوازم التحریر معمولی استفاده کنید. برچسب را با یک مهر و موم بگیرید ، امضای گواهینامه و تاریخ را در زیر آن قرار دهید. اگر پوشه قبلاً بدون صفحه تأیید مرتب شده باشد ، چسباندن آن در داخل جلد مجاز است.
مرحله 6
پوشه توری را به داخل یک جلد مخصوص بریزید یا اسناد را با دستگاه صحافی کنید. برای بایگانی طولانی مدت ، انتخاب پوشش سخت توصیه می شود ، در سایر موارد "لباس" مقوایی یا کاغذ روکش ضخیم نیز مناسب است. در هر صورت ، باید یک محصول چاپ تجاری باشد ، که مطابق با سبک شرکت طراحی شده باشد.
