دبیران باتجربه می دانند که مکاتبات تجاری شامل دو سوم پرسش و پاسخ به آنها است. هدف اصلی یک سوال کتبی ، بدست آوردن هرگونه اطلاعات از مخاطب است. نویسنده نامه انتظار دارد که کاملترین پاسخ ممکن را دریافت کند ، که در بازه زمانی تعیین شده توسط قانون یا مشخص شده در درخواست به او ارائه می شود. هیچ قانون سختگیری برای پردازش س writtenالات کتبی وجود ندارد. با این وجود ، چندین مورد کلی برای مکاتبات تجاری وجود دارد که باید هنگام تهیه آنها رعایت شود.
ضروری است
- - فرم شرکت ؛
- - کاغذ A4 ؛
- - خودکار؛
- - کامپیوتر؛
- - چاپگر.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر از طرف تیمی درخواست می کنید و به یک دلیل رسمی از سازمان دیگری یا شخص دیگری درخواست می کنید ، یک نامه سال بر روی سربرگ سازمان چاپ کنید. شهروندی که درخواستی را به هر موسسه ای ارسال می کند باید آن را به صورت خوانا بنویسد یا آن را در صفحه A4 چاپ کند.
گام 2
در گوشه سمت راست بالای نامه اطلاعات مربوط به مخاطب را ذکر کنید: نام کامل موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول ، آدرس پستی سازمان (در صورت لزوم). اطلاعات مربوط به شرکت ارسال کننده در سمت چپ فرم قرار دارد. در یک سطر ویژه ، دفتریار باید شماره و تاریخ سند خروجی را ذکر کند. اگر از طرف خود درخواست می کنید ، داده های خود را در زیر لیست کنید: نام خانوادگی ، نام خانوادگی ، نام خانوادگی (بدون اختصار) ، آدرس خانه ، شماره تلفن تماس. به عنوان مثال: "به مدیر LLC" صبح زود "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich ، ساکن در آدرس: Nsk ، خیابان پروایا ، 15 ، آپارتمان 15 ، تلفن 00-00-00 ".
مرحله 3
عنوان ایمیل خود را بنویسید. این باید به طور خلاصه ماهیت تجدیدنظر کتبی را منعکس کند ، به عنوان مثال: "در مورد حداقل اندازه تعداد بذر گلهای گل مروارید و قیمت عمده فروشی برای آنها." روی سربرگ ، این وسایل را در سمت چپ قرار دهید. هنگام صحبت از طرف شخصی ، می توانید قالب نامه را با تایپ کردن در وسط سطر عبارت "نامه سوال" ، "درخواست کتبی" یا "نامه درخواست" نشان دهید.
مرحله 4
به خود بیانیه درخواست بروید. این بدنه اصلی نامه شما خواهد بود. در 1-2 جمله اول ، دلیل و هدفی را که می خواهید این یا آن اطلاعات را دریافت کنید ، توضیح دهید. به عنوان مثال: "در ماه مه ، اعضای مشارکت باغ" Sad "در حال برنامه ریزی برای خرید عمده بذر گل مروارید هستند. پس از بررسی بروشور تبلیغاتی شرکت شما ، تصمیم گرفتیم از خدمات ارائه شده استفاده کنیم. در این زمینه ، لطفا اطلاعات زیر را به آدرس زیر ارسال کنید."
مرحله 5
هر سال را فرموله کنید. سعی کنید دقیق و مختصر باشید. جملات را خیلی طولانی نکنید ، شامل 2-3 سوال در یک زمان. حتماً در انتها علامت سوال بگذارید - این موضوع از نظر بصری موضوع اصلی را برجسته می کند. اگر چندین سوال وجود دارد ، آنها را با یک لیست شماره گذاری شده پر کنید. به عنوان مثال: «1. حداقل اندازه تعداد بذر چقدر است؟ 2. 1 کیسه دانه به صورت عمده و خرده فروشی چقدر است؟ 3. چه مدت طول می کشد تا دسته خریداری شده تحویل داده شود؟ برای انعقاد قرارداد تأمین بین شرکت و مشارکت باغبانی ، چه مدارکی باید ارائه شود؟"
مرحله 6
نامه را با یادداشت تشکر پایان دهید. همچنین می توانید با درایت بازه زمانی مورد نظر را برای دریافت پاسخ مشخص کنید ، به عنوان مثال: «پیشاپیش از پاسخ شما متشکرم. امیدواریم ظرف یک هفته لیست قیمت ها را دریافت کنیم. در آخرین خط ، امضا کنید (از طرف سازمان ، رئیس امضا شده است) و تاریخ.
