نامه رد بخشی بسیار خاص از مکاتبات تجاری است. باید حاوی پاسخ منفی به درخواست مشتری یا پیشنهاد شریک باشد. در عین حال ، حفظ روابط خوب با گیرنده نامه مهم است. به منظور ابراز صریح موضع خود ، اما نه این که مخاطب را آزرده خاطر سازید و برداشت مطلوبی از خود به جای بگذارید ، قوانین اساسی را برای نوشتن امتناع رعایت کنید.
ضروری است
- - سربرگ رسمی سازمان ؛
- - کامپیوتر؛
- - چاپگر.
دستورالعمل ها
مرحله 1
نامه خود را تهیه کنید از این مرحله تهیه سند غافل نشوید. به شما این امکان را می دهد که افکار خود را مرتب کرده و صحیح ترین عبارات را انتخاب کنید.
گام 2
متن را با آدرس سنتی مخاطب شروع کنید: "ایوان ایوانویچ عزیز!" یا "آقای ایوانف عزیز!" از عبارت دیگر استفاده نکنید ، زیرا امتناع کتبی رسمی است.
مرحله 3
در گوشه بالا سمت چپ ، مخاطب نامه را نشان دهید: نام شرکت ، موقعیت ، نام خانوادگی ، حروف اول یک کارمند یا نام خانوادگی و حروف اول شخص خصوصی. اطلاعات مربوط به شرکت شما در سربرگ رسمی در گوشه بالا سمت راست ارائه می شود.
مرحله 4
متن اصلی سند را بنویسید. ابتدا درخواست یا پیشنهادی را که دریافت کرده تکرار کنید. البته نیازی به بازنویسی کامل متن سند ورودی نیست. کافی است اصل آن را در چند کلمه با استفاده از چرخش های سنتی سخنرانی تجاری خلاصه کنید: "مطابق با درخواست شما برای یک نسخه از دستور …" یا "در پاسخ به درخواست شما برای تمدید مدت وام دهی امتیاز ، ما اطلاع می دهیم … ".
مرحله 5
بعد ، دلایل امتناع را ذکر کنید. توضیح یک پاسخ منفی باید کوتاه ، منطقی ، محکم باشد ، اما شکل آن سخت نباشد. اوضاع را تحریف نکنید ، واقعیتهای موجود و استدلالهای غیرقابل قبول را ارائه نکنید. در صورت امکان ، از مراجع خود با مراجعه به قوانین و مقررات پشتیبان تهیه کنید. اما افراط نکنید. بیش از حد بارگیری نامه با توضیحات طولانی و عذرخواهی صریح ، خطر عصبانیت بیشتر مخاطب را دارد.
مرحله 6
قسمت آخر نامه را با عبارت استاندارد شروع کنید که به شما اجازه می دهد مودب بمانید ، اما در تصمیم خود قاطعانه تصمیم می گیرید: "با توجه به واقعیت های فوق ، متأسفانه ، ما مجبور نیستیم از همکاری با شرکت شما خودداری کنیم" یا "از اینکه به شما اطلاع دادیم متاسفیم که تمدید خط اعتباری بیشتر غیرممکن است. "…
مرحله 7
سعی کنید رد را کاهش دهید. برای این منظور ، مخاطب را در مورد سایر گزینه های همکاری ، در مورد خدمات جدید شرکت خود که می تواند با شرایط ترجیحی استفاده کند ، در مورد امکان بررسی مجدد درخواست خود پس از یک زمان خاص و غیره مطلع کنید. تمام اطلاعات باید کاملاً صحیح و به روز باشد.
مرحله 8
پیش نویس نامه را دوباره بخوانید. اشتباهات را تصحیح کنید ، اضافات و اصلاحات لازم را انجام دهید. امتناع را در سربرگ رسمی سازمان چاپ کنید ، آن را با مدیر امضا کنید و برای مخاطب ارسال کنید.
