اسناد منقضی شده ذخیره شده در بایگانی در معرض تخریب است که در چندین مرحله انجام می شود. ابتدا اسناد انتخاب می شوند ، کمیسیونی ایجاد می شود ، قانونی تنظیم می شود و تخریب مستقیم روی دستگاه های خرد کن انجام می شود.
ضروری است
- - اقدام تخریب
- - اقدام تخریب
- - دستگاه خرد کن (دستگاه خرد کردن کاغذ).
دستورالعمل ها
مرحله 1
کلیه اسناد بایگانی به منظور انتخاب برای تخریب ، مورد بازنگری سالانه قرار می گیرند. این امکان را فراهم می کند تا به موقع فضا برای اسناد جدید دریافت شده از شرکت ها برای ذخیره سازی بایگانی آزاد شود.
گام 2
اسناد را برای تخریب انتخاب کنید. عمده اسناد بایگانی به مدت 75 سال نگهداری شده است. انتخاب اسناد توسط کارمندان بایگانی انجام می شود.
مرحله 3
بعد از اینکه اسناد را انتخاب کردید ، یک تخریب را تنظیم کنید. عمل یک موجودی کامل از اسنادی است که باید از بین برود. لازم است شماره سریال هر سند ، توضیحات ذکر شود. در مقابل هر سند ، شماره مقاله یا سند قانونی را که بر اساس آن نوشتن نوشته شده است ، مشخص کنید. با لیست اسناد معمولی راهنمایی شوید.
مرحله 4
بخاطر داشته باشید که لیست ممکن است حاوی نام تمام اسنادی که باید از آن حذف شود نباشد ، بنابراین بایگانی بایستی به طور مستقل تصمیم بگیرد که یک سند خاص متعلق به کدام مقاله یا ماده استاندارد است.
مرحله 5
عمل تخریب باید مطابق با ضمیمه شماره 4 "در مورد قوانین اساسی برای کار بایگانی ها" برای سال 2002 تنظیم شود. سند تکمیل شده باید توسط تمام اعضای کمیسیون ایجاد شده و یک نماینده مجاز از سازمان بایگانی امضا شود.
مرحله 6
عمل دیگری را به عمل اعدام شده پیوست کنید ، که در آن تعداد کل اسنادی که باید از بین بروند و همچنین وزن کل آنها را نشان می دهد. فراموش نکنید که عمل اول بدون اقدام دوم فاقد اعتبار است. و اگر در هنگام بررسی چنین تخلفی مشاهده شود ، ممکن است جریمه ای اداری برای نماینده مسئول بایگانی شما اعمال شود.
مرحله 7
شما می توانید تخریب مستقیم را به یک سازمان تخصصی بسپارید که از این نوع خدمات انبوه ارائه می دهد و دارای خرد کن های صنعتی است ، یا اگر سازمان شما خرد کن مخصوص خود را داشته باشد می توانید تخریب را انجام دهید.
