فعالیت هر سازمانی شامل کار با اسناد است. برخی از آنها با گذشت زمان ارتباط خود را از دست می دهند و از آنها در کار استفاده نمی شود. برای خلاص شدن از شر کاغذهای غیرضروری ، آنها معمولاً از بین می روند. تخریب اسناد باید کاملاً مطابق با قوانینی باشد که در کارهای دفتری تعیین شده است.
ضروری
- - اقدام تخریب
- - وسایل فنی برای تخریب اسناد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
روش تخریب اسناد را بررسی کنید. این مورد هم به اسناد کاغذی و هم به اسناد ساخته شده در فرم الکترونیکی اعمال می شود. معمولاً اسنادی که ارزش عملی خود را از دست داده و مدت انبار آنها منقضی شده است از بین می روند. این در درجه اول مربوط به پرسنل و اسناد حسابداری است.
گام 2
بررسی ارزش اسناد را انجام دهید. نتیجه آن باید اقدامی در زمینه تخصیص و آماده سازی برای از بین بردن آن دسته از کاغذهایی باشد که دیگر ذخیره نمی شوند. دوره نگهداری اسناد توسط نام فعلی پرونده های سازمان شما تعیین می شود. در بعضی موارد ، این شرایط مطابق قوانین فدرال ، احکام دولت ، لیست اسناد وزارتخانه یا استاندارد مشخص شده اند.
مرحله 3
با قرار دادن نام واحد ساختاری در مقابل هر گروه از عناوین ، قانونی برای تخریب اسناد تنظیم کنید. موارد مشابه را در یک عنوان کلی وارد کنید ، تعداد کل پرونده ها را نشان دهید. این عمل باید توسط یک کارمند سازمان که در بررسی ارزش اسناد شرکت کرده است ، امضا شود. پس از آن ، عمل توسط رئیس تصویب می شود.
مرحله 4
موارد را برای تخریب با استفاده از نمای صفحه انتخاب کنید. به شما این امکان را می دهد که سند لازم را که به طور تصادفی وارد پرونده شده است از دست ندهید. اگر هر ماده ای برای مدت طولانی در محل ذخیره سازی بوده است ، می توان به صورت انتخابی پیمایش کرد تا ارتباط اسناد مشخص شود.
مرحله 5
روش تخریب اسناد موجود در عمل را انتخاب کنید. می توان آنها را سوزاند یا برای این منظور از دستگاه خرد کن کاغذ استفاده کرد. گاهی اوقات مواد از بین رفته برای دفع به یک شرکت تخصصی منتقل می شود ، روش را با یک گواهی پذیرش و یک فاکتور مربوطه تنظیم می کند. روش اخیر اغلب هنگامی استفاده می شود که حجم اسناد قابل توجه باشد. برای اطمینان از محرمانه بودن ، انتقال پرونده ها و تخریب آنها معمولاً زیر نظر کارمند سازمان انجام می شود.
